Você gasta ou ganha tempo em reuniões?
Por Flávia Kurth – 31.julho.2009
Você já deve ter vivenciado aquela incômoda sensação de ter seu precioso tempo se esvaindo dentro de uma reunião de trabalho improdutiva e infindável.
Ou de perceber-se calado, aprisionado a um tema que não domina nem mesmo entende, e que é abstratamente discutido enquanto alguém no canto da sala tenta fazer o projetor funcionar.
Ou ainda de incomodar-se ao lado de colegas que insistem em desviar do assunto principal, conduzindo os demais ao abismo da perda de foco.
Reuniões estão hoje na lista dos principais desperdiçadores de tempo dentro das organizações.
Muitas vezes acontecem sem planejamento, são mal formuladas, mal conduzidas e frustram os participantes que poderiam produzir mais, e mais felizes, se simplesmente não estivessem ali.
A overdose de reuniões pode ser um sintoma da ausência de talentos nas posições certas em uma organização, competentes para trazer resultados e soluções através de suas performances, ou ainda à falta de autonomia das pessoas para decidirem o seu dia-a-dia.
Por outro lado, é a dinâmica de reuniões produtivas que fomenta a troca de idéias entre um time de trabalho e leva a grandes inovações, que permite a líderes e liderados se alinharem quanto a expectativas e diretrizes, que pode produzir resultados extraordinários através do consenso e da decisão coletiva!
Planejar e conduzir reuniões com eficácia é um desafio de vital importância para qualquer organização.
Para se ter sucesso nesta árdua tarefa, aquele que convoca a reunião deve antes de tudo, ter a certeza de que há um forte propósito para que ela aconteça. Se não há um objetivo claro para se realizar uma reunião, então é melhor não fazê-la.
Reuniões produtivas são aquelas que tratam de assuntos específicos dentro de um tempo limitado. Devem ser curtas e objetivas. Se existem vários assuntos a discutir, então o melhor é programar várias reuniões.
Longas reuniões com assuntos variados tendem a ser infindáveis e improdutivas.
Outra relevante atribuição de quem planeja a reunião é definir cuidadosamente quem deve ser convocado para ela. Com objetivo claro, os convidados devem ser aqueles que têm contribuições relevantes para atingi-lo ao término do encontro. Vale lembrar que nem sempre todos os participantes precisam estar presentes durante toda a reunião.
Para facilitar o consenso de agenda, alguns participantes podem também atuar virtualmente, seja por fone ou vídeo conferências. Nestes casos, o importante é ter a certeza de que o ambiente do participante à distância é adequado. É preciso garantir que ele não seja interrompido, que não esteja rodeado por pessoas que não deveriam ou precisariam escutar os assuntos discutidos e que os equipamentos e a tecnologia utilizados são adequados e de qualidade.
Artur Ximenes
